Motivation

Die Verarbeitung der Geschäftsvorfälle erfolgt in Unternehmen stark automatisiert über ERP-Systeme. Die in den Systemen verarbeiteten Transaktionen bilden die Basis für die Berichterstattung der Unternehmen. Der Jahresabschluss unterliegt der gesetzlichen Prüfungspflicht. Die Prüfung des Jahresabschlusses erfolgt anhand eines risikoorientierten Prüfungsansatzes, bei dem das interne Kontrollsystem (IKS) über die rechnungslegungsrelevanten Geschäftsprozesse und die zugrundeliegenden Informationssysteme berücksichtigt wird. In der betriebswirtschaftlichen Praxis ist für eine Prüfung von Geschäftsprozessen zunächst eine Erhebung des Ablaufs der rechnungswesenrelevanten Geschäftsprozesse notwendig (z.B. Einkauf, Verkauf, Personal, Anlagevermögen etc.). Dies geschieht in der Regel über Interviews mit Führungskräften in den betroffenen Abteilungen. Für Prüfungszwecke wird der Prozessablauf zunächst mit Hilfe von Flowcharts dokumentiert. In den Interviews wird auch ermittelt, welche Kontrollaktivitäten in den Geschäftsprozessen implementiert wurden, um eine Prüfung des internen Kontrollsystems vornehmen zu können. Über den Prozessfluss hinaus wird auch erhoben, welche Finanzbuchhaltungskonten während der Durchführung von Aktivitäten in den Geschäftsprozessen angesprochen werden (Buchungslogik).

Nur ein integratives Verständnis zwischen Prozessablauf und Buchungslogik kann eine sinnvolle Prüfung der Geschäftsprozesse bzw. dessen Ergebnis in Form des Jahresabschlusses sicherstellen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass die Erhebung der Geschäftsprozesse und der Buchungslogik nicht die Realität widerspiegelt, sondern lediglich die Auffassung dessen, was der Interviewte darüber denkt oder erinnert. Auch können Prozessabläufe und Buchungslogiken von den Beteiligten lediglich schematisch dargestellt werden. Da Buchungslogiken oftmals im System hinterlegt werden und Buchungen im Rechnungswesen automatisch vom System durchgeführt werden, besteht sogar die Möglichkeit, dass Beteiligte oftmals nicht im Detail mit der Buchungslogik vertraut sind.

Auf der anderen Seite kann festgehalten werden, dass alle Buchungen des Rechnungswesens als Datensätze im IT-Rechnungswesensystem einer Organisation gespeichert sind. Können diese Buchungen zu einer zeitlichen Abfolge verknüpft werden, so kann der Geschäftsprozess, der im ERP-System zu den Buchungen im Rechnungswesen führte, rekonstruiert werden. Von einer solchen Rekonstruktion der Geschäftsprozesse im Rechnungswesen wird jedoch in der Praxis der Prüfung bisher kein ausreichender Gebrauch gemacht. Die Auswertung von Prozess- und Buchungsdaten im Rahmen von Revisionen verbleibt damit bislang weit unter ihrem theoretischen Potenzial.